KI-gestützte DMS

DoxAi

Mit der Entwicklung einer KI-gestützten Dokumenten- und Arbeitsplattform wurde ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse erreicht. Die Software kombiniert intelligente Dokumentenverarbeitung mit einer zentralen Dokumentenablage und modernen Funktionen für das Dokumentenmanagement (DMS).

Eingehende Briefe werden automatisch analysiert, sortiert und thematisch klassifiziert. Auf Basis der erkannten Inhalte erstellt das System selbstständig Tickets und weist diese der jeweils zuständigen Abteilung oder verantwortlichen Stelle zu. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, die Bearbeitung beschleunigt und die Weiterleitung von Dokumenten effizienter gestaltet.

Die Plattform wurde als Open-Source-Software veröffentlicht und bereits mehrfach über 1.000-mal heruntergeladen. Darüber hinaus konnte die Lösung erfolgreich bei einem Kunden implementiert und in den produktiven Betrieb überführt werden.

Der Mehrwert

Weniger manueller Aufwand, kürzere Bearbeitungszeiten, optimierte Arbeitsabläufe und eine transparente, strukturierte Dokumentenverarbeitung. Die Lösung zeigt, wie künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann, um administrative Prozesse nachhaltig zu vereinfachen und wertvolle Zeit zu sparen.

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Highlights und Features der Plattform

  • Intelligente OCR-Texterkennung: Automatisches Auslesen und Digitalisieren von Texten aus eingescannten Dokumenten und PDF-Dateien.
  • Automatische Absender-, Empfänger- und Kundenerkennung: Identifikation von Issuer, Receiver und zugehörigen Kunden anhand der Dokumentinhalte.
  • KI-gestützte Dokumentenklassifizierung: Automatische Erkennung und Kategorisierung von Rechnungen, Offerten, Verträgen, Briefen und weiteren Dokumenttypen.
  • Erkennung fehlender und ausstehender Dokumente: Identifikation von erwarteten, aber noch nicht eingegangenen oder vergessenen wiederkehrenden Dokumenten.
  • Integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS): Zentrale Dokumentenverwaltung mit leistungsfähiger Suche, Vorschaufunktion und direkter Bearbeitungsmöglichkeit.
  • Flexibler Dokumentenaustausch: Import, Export und kontrollierte Freigabe von Dokumenten an interne und externe Stellen sowie Dritte.
  • Moderne Web-UI: Benutzerfreundliche, intuitive und responsive Weboberfläche für den effizienten Zugriff auf Dokumente und Arbeitsprozesse.
  • Automatisierte Ticketverarbeitung: Automatische Erstellung, Weiterleitung und Zuweisung von Tickets an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeitenden.
  • Optimierte Arbeitsabläufe: Reduktion manueller Tätigkeiten, Vermeidung von Medienbrüchen und spürbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft.
  • Open Source: Transparente, erweiterbare Softwarebasis mit der Möglichkeit zur individuellen Anpassung und Integration in bestehende Systeme.